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新時期如何做好辦公室工作
    辦公室是一個單位的綜合辦事機構,處在承上啟下、聯系左右、溝通內外的樞紐地位,是一個單位的信息中心、參謀總部、后勤基地。辦公室人員如何開展好工作呢?
    一、認清一個規律(即辦公室工作的規律)。
被動性:服務性是辦公室的本質。事物纏身、忙忙碌碌是它的特征。沒有規律就是它的規律。這就要求辦公室人員必須堅持有序性與隨機性,被動性與主動性的統一。時時事事從大處著眼,從小處著手,在隨時中把握時序,在被動中把握主動,在普通中開創新局。做到不為事小而不為,不為事雜而亂為,不以事急而盲為,不為事難而怕為,避免指揮一盆漿,工作一個麻,結果一團糟。
    二、保持兩種狀態。一是保持清醒狀態。辦公室工作千頭萬緒、紛繁復雜。僅靠勤勤懇懇、任勞任怨是不行的,必須能夠靜下心來,站在全局的高度,站在領導的角度,想領導之所想,想領導之應想,想領導之未想,每臨大事有靜氣,時刻保持一種清醒狀態。二是保持謹慎狀態。在一個單位,辦公室人員如同球場上的守門員。辦公室人員出現失誤,這個皮球就可能要直接面對領導這個門,就意味著要失分。據介紹,非洲大草原上有一種羚羊,它睡覺時總是半蹲著,而且睜著雙眼,為的就是隨時躍起逃避獅子的追殺,辦公室人員就應該是這種羚羊,如履薄冰,如臨深淵,時刻謹慎工作。
    三、擺正三個關系。辦公室的性質決定了其人員只能是丫環戴鑰匙——當家不做主。因此,在主與次、進與退、前與后之間如何把握分寸。拿住火候不僅是其職責的要求,也是反映一個辦公室人員能力、素質的重要參數。辦公室人員一是要擺正工作性質(輔助性)與工作要求(主動性)的關系。做到參與不干預,不當二領導;遵從不盲從,不當吹鼓手;干事不誤事,不當糊涂蛋。二是要擺正自身工作要求與領導工作目標的統一性與職權任務的差異性的關系。要明白辦公室是一個單位的綜合部門,但不是權力部門;辦公室人員盡管經常傳達領導的指示,但并不意味著自己可以發號施令,以領導自居。三是擺正辦公室人員與領導在政治地位上的平等性與工作分工上的幕后和臺前關系。平等乃是指法律和人格而言的。其實在一切組織的內部就其分工及運行來說,是不能講平等的。因此,接受領導、服從領導,服務領導不僅是辦公室人員的職責所在,更是組織內部運行的基本要求。
    四、經受四個考驗。一是受得了委曲。辦公室工作的職能、性質決定了從事這一工作的人員身處風口浪尖上,置身矛盾焦點之中。在某些時候,由于種種原因,暫時不被理解、受到埋怨,遭受職責是不可避免的。因此辦公室人員必須具有良好的心理素質和心理承受能力,受得起各種委屈,就像一位哲人說的那樣:你不能左右天氣,但你可以改變自己的心情。用時間來沖淡心頭不快的浮云。二是耐得住寂寞。風光無限,大紅大紫不是辦公室的特點,默默無聞,任勞任怨才是辦公室人員工作的主題。不求人前明拍手,但求背后暗點頭應是每一個辦公室人員的追求。三是經得起誘惑。辦公室人員身在中樞機關,工作在領導身邊,盡管職務不高,權力不大,但因其位置特殊,必須要經得起隨時可能出現的各種誘惑。四是守得住秘密。辦公室作為一個單位的綜合部門,這種崗位的特殊性決定了辦公室人員必須具備強烈的保密意識,不該看的不看,不該聽的不聽,不該問的不問,不該傳的不傳。
    五、塑造五種形象。一是好人形象。這里所說的好人不是你好我好大家好,無是非觀、無原則的和稀泥,而是指人品好,人緣好。二是智多星形象。辦公室人員要有參謀意識。三是老黃牛形象。辦公室工作就是辛苦加費力,應是老黃牛精神。四是不管部長形象。除了本職工作外,其他部門不管的事它都管。五是莊重形象。典雅的舉止,平實的品性。
    六、練好六種功夫。辦公室人員應具備六種基本工作技能,具體來說要有“六子”,即:一是會出好點子。能出點子,會出點子,出好點子,當高參不當歪參。謀正事不謀邪事。二是會玩筆桿子。有較強的文字處理能力。三是會耍嘴皮子。反映問題不失真,傳達指示不走調,組織溝通善協調。四是會搭“橋墩子”。當上級要求與自身實際不一致時,能夠找到結合點,;領導之間不一致時,能夠找到相同點;部門之間不一致時,能夠找到平衡點。五是會補“塌臺子”。會補領導做不好的事,補領導做不了的事,補領導不愿做的事。用創造性的工作把自己融入領導意志和整體事業中。六是會闖“新路子”。吃透過去時,把握現在時,著眼將來時,用發展的眼光要求自己,用創新的思路激勵自己,與時俱進,開拓創新。
    七、培養“七種意識”。一是培養“辦公室無小事的”工作責任感。二是培養“絕對服從”的工作態度。 三是培養“以室為家”的愛崗精神。 四是培養“雷厲風行”的辦事作風。 五是培養“眼觀六路,耳聽八方”的知事能力。  六是培養“爭創一流”的工作目標。  七是培養樹 “領導形象”的思想境界。
    八、克服八種不足。  一是克服扯皮多,配合少的不足。  二是克服牢騷多,意見多,但方法少,措施少的不足。  三是克服計較多,寬容少的不足。  四是克服索取多,奉獻少的不足。  五是克服浮躁多,實干少的不足。  六是克服請示多,主見少的不足。  七是克服靈活多,原則少的不足。  八是克服說的多,做的少的不足。  尤其是要克服忙于事務而不愿意學習提高的不足。  否則天天重復昨天的故事,一張舊船票是不能登上新的客船的。
    九、扮好九種角色。一是扮演好參與政務,管理事務的管理員角色。  二是扮演好上情下達,下情上達,溝通左右的信息員的角色。三是扮演好客戶來訪、部門來訪、領導下訪的接待員的角色。  四是扮演好會出主意、出好主意的參謀長角色。  五是扮演好辦文、批文、撰文的紅秀才角色。  六是扮演好聯系內外、溝通上下、協調左右的中介者角色。  七是扮演好催辦、查辦領導決策、工作落實的督查員的角色。  八是扮演好單位對外聯絡交流的外交家角色。  九是扮演好報道單位和隊伍形象的通訊員角色。

 

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